Việt Nam hoàn tất các thủ tục gia nhập Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) ‎

‎Ngày 31/12/2025, Văn kiện gia nhập Công ước Apostille của Việt Nam đã được lưu chiểu tại Bộ Ngoại giao Vương quốc Hà Lan – Cơ quan lưu chiểu Công ước, đồng thời được thông báo tới hơn 125 quốc gia thành viên (“Công ước Apostille”). Công ước Apostille đặt ra cơ chế miễn hợp pháp hóa “giấy tờ công” cho các quốc gia thành viên thông qua hệ thống tem Apostille thống nhất. Theo đó, tại Điều 1 Công ước Apostille, “giấy tờ công” được hiểu là:           

(i). Giấy tờ được lập bởi cơ quan hoặc viên chức có mối liên hệ với tòa án hoặc cơ quan tài phán quốc gia, bao gồm các giấy tờ được lập bởi công tố viên, thư ký tòa án, hoặc thừa phát lại;

(ii). Các giấy tờ hành chính;

(iii). Các văn bản công chứng; và    

(iv). Các văn bản chứng thực chữ ký và chứng nhận chính thức trên các giấy tờ được ký với tư cách cá nhân.     

(Công ước không áp dụng đối với các giấy tờ được lập bởi viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự và các giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan).

Trước thời điểm Việt Nam gia nhập Công ước Apostille, để một giấy tờ công được cấp ở nước ngoài có thể được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, các giấy tờ này có thể phải trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự với nhiều thủ tục, cụ thể:    

(i). Bước 1: Các giấy tờ cần được chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước nơi tài liệu được cấp. Tùy theo pháp luật của từng quốc gia, cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự có thể là cơ quan ngoại giao, cơ quan tư pháp, tòa án, hoặc viện pháp luật …

(ii). Bước 2: Các giấy tờ sau khi được chứng nhận lãnh sự tại Bước 1 sẽ cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài hoặc Bộ Ngoại giao.      

Khi Công ước Apostille chính thức có hiệu lực với Việt Nam, quy trình này sẽ được đơn giản hóa đáng kể. Khi đó, đối với các tài liệu đã được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên của Công ước cấp tem Apostille hợp lệ (tương tự như Bước 1), các giấy tờ này sẽ được sử dụng tại Việt Nam mà không cần phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự (Bước 2). Với sự thay đổi này, quy trình hợp pháp hóa có thể rút ngắn đáng kể thời gian và chi phí thực hiện, đặc biệt trong trường hợp tài liệu được cấp tại quốc gia mà Việt Nam chưa đặt trụ sở cơ quan ngoại giao.

Về hiệu lực, Công ước Apostille sẽ có hiệu lực giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên khác không phản đối việc gia nhập của Việt Nam kể từ ngày 11/9/2026. Công ước quy định mỗi quốc gia thành viên có nghĩa vụ chỉ định một hoặc nhiều cơ quan có thẩm quyền cấp tem Apostille. Theo đó, Việt Nam đã chỉ định Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp tem Apostille, thực hiện thông qua Cục Lãnh sự tại Thành phố Hà Nội và Sở Ngoại vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh. Mẫu tem Apostille được quy định thống nhất theo Phụ lục của Công ước, có thể được phát hành dưới dạng giấy hoặc điện tử (e-Apostille).

Tác giả:
Nguyễn Tiến Cường: Luật sư Cộng sự Cao cấp, Dentons Luật Việt
Quách Khánh Linh: Trợ lý Luật sư, Dentons Luật Việt