Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lập hóa đơn đối với các khoản tiền tạm ứng khi nào?

Ngày 20/3/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 70/2025/ NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị Định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Về cơ bản, quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP tiếp tục được Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ giữa năm 2025) giữ nguyên. Cách tiếp cận này phù hợp với các nguyên tắc kế toán về ghi nhận doanh thu và chi phí. Theo đó, thời điểm lập hóa đơn là khi doanh nghiệp đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa.

Tuy nhiên, đối với các khoản tiền thu trước – thường được hiểu là khoản tạm ứng – hoặc khoản tiền thu trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Lưu ý rằng quy định này không áp dụng cho các khoản đặt cọc hoặc tạm ứng nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng đối với một số dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng.

Như vậy, ngoại trừ các khoản đặt cọc và tạm ứng của các dịch vụ được liệt kê ở trên, cũng như một số dịch vụ đặc thù có quy định thời điểm xuất hóa đơn riêng, phần lớn các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ còn lại – từ marketing, công nghệ thông tin cho đến dịch vụ pháp lý –chỉ lập hóa đơn khi đã nhận được các khoản tiền thu trước hoặc thu trong quá trình cung cấp dịch vụ. Khoản tiền “thu trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ” này cũng có thể hiểu là bất cứ khoản nào, bao gồm khoản tạm ứng, đặt cọc, hay là khoản thanh toán trước một phần phí dịch vụ (chẳng hạn như thanh toán trước 50% phí dịch vụ pháp lý đối với công ty luật).

Thực tiễn áp dụng và hệ quả khi lập hóa đơn sai thời điểm

Trước đây, đối với các khoản tiền tạm ứng, đặt cọc hoặc thanh toán trước phí dịch vụ, bên sử dụng dịch vụ thường yêu cầu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ phải xuất hóa đơn trước khi thanh toán. Với điều kiện này, không ít doanh nghiệp cung cấp dịch vụ – bao gồm cả các công ty luật – đã chấp nhận lập hóa đơn không đúng thời điểm, cụ thể là lập hóa đơn trước khi nhận được tiền trên thực tế nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và bảo đảm tiến độ thanh toán.

Việc “chấp nhận rủi ro” này xuất phát từ nhiều nguyên nhân, có thể là do các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ không nắm rõ quy định pháp luật về thời điểm xuất hóa đơn hoặc các doanh nghiệp nhận thấy rằng rủi ro bị xử phạt vì xuất hóa đơn trước thời điểm nhận tiền là không cao nếu doanh nghiệp không chậm trễ trong nghĩa vụ nộp thuế.

Tuy nhiên, hoạt động rà soát việc tuân thủ về thời điểm lập hóa đơn của cơ quan thuế đang ngày càng chặt chẽ. Ngoài ra, vào ngày 16/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn sẽ chính thức có hiệu lực, quy định rõ ràng hơn về mức phạt áp dụng cho từng số lượng hóa đơn lập sai thời điểm.

Cụ thể, đối với các hóa đơn lập sai thời điểm trước ngày 16/01/2026, mức phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP vẫn được áp dụng, với mức phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng cho mỗi hóa đơn. Đối với các hóa đơn lập sai thời điểm kể từ ngày 16/01/2026, mức xử phạt mới theo quy định tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP sẽ được áp dụng. Theo đó, tùy vào số lượng hóa đơn lập sai thời điểm, mức phạt có thể từ 500.000 đồng đến 70.000.000 đồng.

Do đó, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nên chủ động rà soát nội bộ và tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn. Đối với các khoản tiền thu trước, doanh nghiệp có thể sử dụng biên lai hoặc xác nhận tạm ứng thanh toán gửi cho khách hàng để phục vụ việc thanh toán. Điều này vừa đáp ứng yêu cầu chứng từ của khách hàng, vừa đảm bảo tuân thủ thời điểm lập hóa đơn, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế.

***********************

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin cập nhật chung. Nội dung không cấu thành tư vấn pháp lý chuyên nghiệp cho bất kỳ trường hợp, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể nào. Nếu quý vị cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ pháp lý chuyên sâu cho trường hợp của mình, vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Tác giả:
Phan Thị Liễu: Luật sư Thành viên Cao cấp, Dentons Luật Việt
Hồ Đặng Khánh Nguyên: Luật sư Tập sự, Dentons Luật Việt