Xây dựng Bộ phận Pháp chế có khả năng Thích ứng, Đổi mới và Sẵn sàng cho Các thách thức tương lai

Tiếp nối thành công của tuần đầu tiên, chuỗi Chương trình Trải nghiệm Khách hàng Dentons bước sang tuần thứ hai với chủ đề mang tính thực tiễn cao về việc xây dựng các danh sách cần thiết cho bộ phận Pháp chế khi có khủng hoảng xảy ra.

Bộ danh sách được giới thiệu như một khung hướng dẫn giúp các Giám đốc Pháp chế và đội ngũ Pháp lý nội bộ xử lý sự cố một cách nhất quán, tự tin và có tổ chức – đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng đối mặt nhiều rủi ro phức tạp.

1. Xác định rõ phạm vi và bản chất của khủng hoảng

Khi khủng hoảng xảy ra, điều khó nhất là thiếu thông tin rõ ràng. Vì vậy, bước đầu tiên luôn là làm rõ toàn cảnh sự việc.

Những nội dung cần xác định ngay:

- Ai liên quan tới sự việc? Có phát sinh xung đột lợi ích không?

- Sự việc xảy ra ở đâu, khi nào và theo diễn biến nào?

- Có khiếu nại, tổn thất khách hàng hay yếu tố có thể có phát sinh nghĩa vụ pháp lý phải báo cáo hoặc xử lý hay không?

- Ảnh hưởng tiềm ẩn tới con người, danh tiếng, vận hành, môi trường, tài chính?

2. Thiết lập quy trình ứng phó và phân công trách nhiệm

Nếu tổ chức chưa có “kịch bản ứng phó khủng hoảng”, việc ưu tiên cần làm là thiết lập cơ chế rõ ràng.

Những điểm quan trọng:

- Xác định vai trò, trách nhiệm và quyền quyết định của từng thành viên.

- Ghi nhận đầy đủ các quyết định đã đưa ra – không cần quá hình thức, nhưng phải chính xác.

- Ghi nhật ký toàn bộ hoạt động điều phối: họp, trao đổi, đầu mối liên hệ.

- Phân công người ghi chép chính để đảm bảo thông tin nhất quán.

3. Tránh suy đoán và bảo vệ tính bảo mật pháp lý

Trong khủng hoảng, mọi trao đổi nội bộ đều có thể trở thành tài liệu phải cung cấp về sau. Vì vậy việc kiểm soát nội dung thông tin là vô cùng cần thiết.

Nguyên tắc cần tuân thủ:

- Không đưa ra suy đoán khi chưa có dữ liệu kiểm chứng.

- Thiết lập rõ ai được tiếp cận, trao đổi và nhận tư vấn pháp lý.

- Xây dựng danh sách “nên làm” và “không được làm” trong việc ghi nhận thông tin.

- Đào tạo đội ngũ về cách ghi nhận sự việc một cách thận trọng.

- Đảm bảo tính bảo mật khi làm việc giữa các phòng ban hoặc các đơn vị ở nhiều quốc gia.

4. Chủ động quản lý các yêu cầu liên quan đến bảo hiểm

Khủng hoảng có thể ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm nếu tổ chức không tuân thủ thời hạn và điều kiện thông báo.

Những điểm cần lưu ý:

- Nắm rõ thời hạn, quy định và nghĩa vụ thông báo của hợp đồng bảo hiểm.

- Chỉ trao đổi với bên bảo hiểm theo đúng yêu cầu trong hợp đồng.

- Ghi nhận lại thời điểm phát hiện sự cố để tránh tranh chấp.

5. Xây dựng chiến lược truyền thông thận trọng và nhất quán

Truyền thông là yếu tố sống còn trong khủng hoảng. Một thông điệp sai lệch có thể khiến tình hình trầm trọng hơn.

Các nguyên tắc chính:

- Nội bộ: nhắc nhở tuân thủ bảo mật, không tự ý phát ngôn, không tiêu hủy tài liệu.

- Với cơ quan quản lý: thông điệp ban đầu cần rõ ràng, chính xác, thận trọng và tuân thủ thời hạn.

- Với công chúng và bên ngoài: không lạc quan quá sớm; chỉ chia sẻ thông tin sau khi xác minh.

- Chuẩn bị sẵn các mẫu thông điệp cho nhiều kịch bản khác nhau.

- Đảm bảo tất cả bên liên quan nhận được thông tin có nội dung thống nhất.

6. Thiết lập quy trình thông báo cho các bên liên quan

Không chỉ có cơ quan quản lý, mà doanh nghiệp còn cần thông báo cho công ty con, nhà cung cấp hoặc các đối tác có liên quan.

Cần xác định rõ:

- Ai chịu trách nhiệm thông báo?

- Khi nào cần thông báo?

- Những yếu tố nào kích hoạt nghĩa vụ thông báo?

- Có cần tiếp cận theo hướng “thông tin sớm nhưng thận trọng” để giảm rủi ro hay không?

Kết luận – Bộ khung ứng phó giúp các Giám đốc Pháp chế và đội ngũ Pháp lý nội bộ dẫn dắt doanh nghiệp vượt khủng hoảng

Buổi chia sẻ kết lại với thông điệp rõ ràng:

Khủng hoảng là yếu tố khó tránh trong hoạt động doanh nghiệp. Nhưng một phòng Pháp chế được trang bị tốt về quy trình, kỹ năng và tư duy chiến lược có thể đưa tổ chức đi qua khủng hoảng một cách chủ động, bình tĩnh và hiệu quả.

Điểm nhấn chính cần ghi nhớ:

I) Hiểu rõ phạm vi khủng hoảng là bước khởi đầu quan trọng nhất.
II) Quy trình rõ ràng giúp tránh hỗn loạn và phản ứng cảm tính.
III) Bảo vệ sự bảo mật trong trao đổi pháp lý là ưu tiên hàng đầu.
IV) Truyền thông nhất quán giúp giảm thiểu rủi ro danh tiếng.
V) Thông báo đúng thời điểm và tuân thủ bảo hiểm giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính.

Người thực hiện: Nhóm Chương trình Trải nghiệm Khách hàng, Dentons Global
Người tường thuật: Nhóm Phát triển Kinh doanh, Dentons Luật Việt
Xem lại chi tiết buổi chia sẻ tại:
Xây dựng Bộ phận Pháp chế có khả năng Thích ứng, Đổi mới và Sẵn sàng cho Các thách thức tương lai
https://www.youtube.com/watch?v=r3szUvDzGdo