Employer of Record (EOR) tại Việt Nam: Giải pháp khả thi cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại?

Giới thiệu

Nhiều doanh nghiệp nước ngoài cần có nhân sự tại Việt Nam để thực hiện các mục đích vận hành cụ thể, nhưng lại gặp khó khăn về chiến lược hoặc pháp lý khi cân nhắc thành lập hiện diện thương mại tại địa phương. Các tình huống phổ biến bao gồm: công ty nước ngoài muốn có nhân viên tại Việt Nam để phối hợp với đối tác sản xuất nhằm giám sát việc phê duyệt mẫu sản phẩm, xử lý sự cố sản xuất ban đầu, theo dõi các hoạt động quan trọng; hoặc công ty dự định thành lập văn phòng đại diện nhưng nhận ra các hoạt động dự kiến của họ vượt quá phạm vi hạn chế mà pháp luật Việt Nam cho phép đối với văn phòng đại diện.

Trong những trường hợp này, mô hình “Employer of Record” (EOR) được quảng cáo như một giải pháp tiềm năng, cho phép triển khai nhân sự mà không phải thành lập hiện diện thương mại chính thức, đồng thời vẫn tuân thủ pháp luật lao động địa phương.

Tuy nhiên, Việt Nam không có khung pháp lý riêng dành cho mô hình EOR. Những dịch vụ được gọi là “EOR” tại Việt Nam thông thường hoạt động trong khuôn khổ pháp luật về cho thuê lại lao động.

Bài viết này phân tích xem liệu dịch vụ EOR, dưới hình thức cho thuê lại lao động, có thực sự là giải pháp khả thi cho các công ty nước ngoài muốn triển khai nhân sự tại Việt Nam mà không thành lập hiện diện thương mại hay không. Phân tích sẽ tập trung vào khung pháp lý hiện hành, các giới hạn thực tế và rủi ro tuân thủ mà doanh nghiệp cần đối mặt.

Định nghĩa EOR

Theo định nghĩa được công nhận rộng rãi trong ngành nhân sự quốc tế, EOR là một tổ chức bên thứ ba tuyên dụng hợp pháp nhân viên thay mặt cho công ty khách hàng tại quốc gia mục tiêu. Về mặt pháp lý, EOR là đơn vị sử dụng lao động chính thức và quản lý toàn bộ các nghĩa vụ về hành chính nhân sự, trả lương, tuân thủ thuế và pháp luật lao động. Đồng thời, công ty khách hàng vẫn giữ quyền điều hành công việc hàng ngày và quản lý nhân viên vì lợi ích của chính công ty khách hàng đó.

Khung pháp lý cho thuê lại lao động tại Việt Nam

Điểm khác biệt quan trọng cần hiểu rõ: Việt Nam không có quy định pháp luật riêng biệt về mô hình EOR như được hiểu trong thực tế quốc tế. Cơ chế pháp lý gần nhất và thực tế được áp dụng tại Việt Nam là cho thuê lại lao động, được quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Theo quy định hiện hành, cho thuê lại lao động xảy ra khi: (i) người lao động ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp cho thuê lại lao động; (ii) sau đó người lao động được chuyển sang làm việc dưới sự quản lý và điều hành hàng ngày của doanh nghiệp khách hàng; nhưng (iii) quan hệ lao động chính thức vẫn được duy trì với doanh nghiệp cho thuê.

Trên thực tế, các nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép tại Việt Nam (những doanh nghiệp có giấy phép cho thuê lại lao động) sẽ ký hợp đồng lao động, thực hiện các nghĩa vụ pháp lý như trả lương, đóng bảo hiểm xã hội, tuân thủ các nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, người lao động vẫn làm việc dưới sự chỉ đạo, giám sát hàng ngày của doanh nghiệp khách hàng.

Yêu cầu cấp phép và điều kiện cho doanh nghiệp cho thuê lại lao động

Cho thuê lại lao động được phân loại là ngành nghề kinh doanh có điều kiện tại Việt Nam, điều này có nghĩa chỉ những doanh nghiệp có giấy phép hợp lệ mới được phép hoạt động. Hơn nữa, hoạt động này bị giới hạn trong một số loại công việc nhất định.

Theo Phụ lục II của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, cho thuê lại lao động chỉ được áp dụng cho 20 nhóm công việc được liệt kê cụ thể. Điều này có nghĩa không phải bất kỳ loại công việc nào cũng có thể được triển khai thông qua mô hình cho thuê lại lao động.

Hạn chế pháp lý của mô hình cho thuê lại lao động

Mô hình cho thuê lại lao động tại Việt Nam đặt ra một số hạn chế đáng kể mà các công ty nước ngoài cần hiểu rõ:

1. Giới hạn thời gian

Theo Điều 53.1 của Bộ luật Lao động 2019, thời hạn cho thuê lại lao động tối đa là 12 tháng. Đây là hạn chế quan trọng nhất đối với tính khả thi dài hạn của mô hình EOR.

2. Vấn đề gia hạn hợp đồng

Pháp luật hiện hành chưa có quy định rõ ràng về khả năng gia hạn hoặc ký hợp đồng mới sau khi hết thời hạn 12 tháng ban đầu. Một số tư vấn pháp lý cho rằng có thể ký các hợp đồng mới liên tiếp, nhưng cách tiếp cận này tiềm ẩn rủi ro cao bị cơ quan chức năng phản đối.

Theo đó, giới hạn 12 tháng này làm giảm đáng kể tính khả thi của EOR cho các nhu cầu hoạt động dài hạn. Mô hình chỉ phù hợp với các dự án có thời hạn rõ ràng dưới 12 tháng.

Rủi ro về xác lập cơ sở thường trú (Permanent Establishment – PE)

Một rủi ro pháp lý lớn mà các công ty nước ngoài ít khi nhận thức đầy đủ là rủi ro về xác lập cơ sở thường trú (PE) cho mục đích thuế.

Việc sử dụng dịch vụ EOR tại Việt Nam một cách lâu dài có thể dẫn đến việc bị xác định là có cơ sở thường trú nếu hoạt động của nhân viên tại Việt Nam bị coi là thực chất và kéo dài. Căn cứ Điều 2.3.đ Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, Điều 11.1.2.2.c Thông tư 205/2013/TT-BTC, cơ sở thường trú bao gồm cả trường hợp nhân viên thường xuyên thực hiện hoạt động kinh doanh, hoặc người có quyền ký hợp đồng hoặc tạo doanh thu cho công ty nước ngoài trong thời gian dài, thường là vượt quá 183 ngày trong 12 tháng.

Nếu bị xác định có cơ sở thường trú, căn cứ Điều 2.2.b và Điều 2.2.c Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, doanh nghiệp nước ngoài phải nộp thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam và thu nhập chịu thuế phát sinh ngoài Việt Nam liên quan đến hoạt động của cơ sở thường trú đó; và nộp thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam mà khoản thu nhập này không liên quan đến hoạt động của cơ sở thường trú.

Khi nào EOR có thể phù hợp

Mặc dù có những hạn chế và rủi ro đáng kể, mô hình EOR theo khung pháp lý cho thuê lại lao động tại Việt Nam vẫn có thể là giải pháp tạm thời trong các tình huống nhất định, cụ thể là khi:

- Vị trí công việc phù hợp với 20 nhóm công việc được phép theo Phụ lục II của Nghị định 145/2020/NĐ-CP;

- Hoạt động có thời hạn rõ ràng và giới hạn dưới 12 tháng;

- Nhà cung cấp EOR là đơn vị uy tín, có giấy phép cho thuê lại lao động hợp lệ;

- Hợp đồng dịch vụ EOR toàn diện, rõ ràng về phân rõ trách nhiệm, bảo vệ quyền lợi của công ty khách hàng;

- Hiểu rõ rằng đây là giải pháp tạm thời, không phải cho nhu cầu vận hành dài hạn.

Trên thực tế, khi triển khai dịch vụ tại Việt Nam, các doanh nghiệp nước ngoài thường ưu tiên hợp tác với các nhà cung cấp EOR quốc tế mà họ đã quen thuộc hơn là chọn nhà cung cấp EOR địa phương tại Việt Nam. Tuy nhiên, bất kể là nhà cung cấp dịch vụ EOR quốc tế hay nội địa, để hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, mọi nhà cung cấp dịch vụ EOR phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý gồm:

- Phải thành lập pháp nhân tại Việt Nam;

- Phải có giấy phép cho thuê lại lao động hợp lệ.

Kết luận

Dịch vụ EOR, hoạt động trong khuôn khổ pháp luật cho thuê lại lao động tại Việt Nam, có thể là giải pháp tạm thời có giá trị cho các công ty nước ngoài muốn triển khai nhân sự tại Việt Nam mà không cần thành lập hiện diện thương mại chính thức.

Tuy nhiên, cần tiếp cận mô hình này với kỳ vọng thực tế, kèm theo hiểu biết đầy đủ và cẩn thận về các giới hạn pháp lý:

- Thời gian hoạt động tối đa 12 tháng (với khoảng trống pháp lý chưa được giải quyết về gia hạn);

- Rủi ro xác lập cơ sở thường trú cho mục đích thuế nếu hoạt động kéo dài;

- Giới hạn về loại công việc (chỉ 20 nhóm được phép).

Tác giả:

Bùi Thị Việt Hà: Luật sư Thành viên, Dentons Luật Việt
Nguyễn Thị Cẩm Tiên: Luật sư Cộng sự, Dentons Luật Việt