Tất Tần Tật Về Các Thủ Tục Liên Quan Đến Giấy Phép Lao Động Của Người Nước Ngoài

Tất Tần Tật Về Các Thủ Tục Liên Quan Đến Giấy Phép Lao Động Của Người Nước Ngoài

Ngày 07/8/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 219/2025/NĐ-CP (“Nghị Định 219”) với nhiều điểm mới quan trọng về thủ tục cấp Giấy phép lao động (“GPLĐ”) cho người lao động nước ngoài (“NLĐNN”). Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp ngắn gọn về các thủ tục cấp mới, cấp lại, gia hạn GPLĐ cũng như các trường hợp miễn và thủ tục liên quan đến Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ (“GXN miễn GPLĐ”).

1. Cấp mới Giấy phép lao động

Trước khi NLĐNN dự kiến làm việc tại Việt Nam, người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ xin cấp GPLĐ và nộp cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn từ 10 đến 60 ngày. Hồ sơ đề nghị cấp mới GPLĐ bao gồm:

· Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị Định 219);

· Giấy khám sức khỏe;

· Hộ chiếu còn thời hạn;

· Phiếu lý lịch tư pháp;

· 02 ảnh 4cm × 6cm;

· Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc (văn bản cử sang làm việc, hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan);

· Ngoài ra, tùy thuộc vào vị trí như nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, người nộp hồ sơ phải bổ sung các giấy tờ chứng minh trình độ, kinh nghiệm phù hợp.

Thời gian giải quyết thủ tục là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu được chấp thuận, GPLĐ cho NLĐNN sẽ được cấp theo Mẫu số 04 ban hành kèm Nghị Định 219; trường hợp từ chối thì phải có văn bản nêu rõ lý do.

2. Cấp lại Giấy phép lao động

Thủ tục cấp lại GPLĐ được áp dụng khi GPLĐ còn thời hạn nhưng phát sinh một số trường hợp như: thay đổi thông tin cá nhân (họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu), thay đổi tên NSDLĐ mà không thay đổi mã số định danh, hoặc khi GPLĐ bị mất hay hư hỏng không còn giá trị sử dụng. Hồ sơ đề nghị cấp lại GPLĐ bao gồm:

· Văn bản đề nghị của NSDLĐ (Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị Định 219);

· 02 ảnh 4cm × 6cm;

· Giấy tờ chứng minh sự thay đổi nội dung ghi trên GPLĐ;

· GPLĐ còn thời hạn, trừ trường hợp bị mất hoặc hư hỏng;

Thời gian giải quyết thủ tục là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu được chấp thuận, GPLĐ cấp lại cho NLĐNN sẽ được cấp theo Mẫu số 04 ban hành kèm Nghị Định 219; trường hợp từ chối thì phải có văn bản nêu rõ lý do.

3. Gia hạn Giấy phép lao động

NSDLĐ cần thực hiện thủ tục này trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày tính đến ngày GPLĐ hết hạn để bảo đảm quyền lợi và tính hợp pháp trong quá trình làm việc của NLĐNN. Hồ sơ gia hạn GPLĐ bao gồm:

· Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn (Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị Định 219);

· Giấy khám sức khỏe;

· 02 ảnh 4cm × 6cm;

· GPLĐ còn thời hạn đã được cấp;

· Hộ chiếu còn thời hạn;

· Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc (văn bản cử sang làm việc, hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan).

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và thực hiện gia hạn GPLĐ cho NLĐNN; trường hợp từ chối thì phải có văn bản nêu rõ lý do. Việc gia hạn giúp NLĐNN tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà không bị gián đoạn.

4. Cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động

Thủ tục cấp GXN miễn GPLĐ được áp dụng cho những trường hợp NLĐNN làm việc tại Việt Nam nhưng pháp luật không yêu cầu phải xin GPLĐ. Hồ sơ đề nghị bao gồm:

· Văn bản đề nghị cấp GXN miễn GPLĐ (Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị Định 219);

· Giấy khám sức khỏe;

· 02 ảnh 4cm × 6cm;

· Hộ chiếu còn thời hạn;

· Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn GPLĐ (văn bản của cơ quan có thẩm quyền, văn bản cử kèm thỏa thuận/điều ước quốc tế, hoặc giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật kèm xác nhận đã được tuyển dụng từ 12 tháng trở lên);

Thời gian giải quyết là 05 ngày làm việc đối với hồ sơ được chấp thuận và 03 ngày làm việc đối với hồ sơ không được chấp thuận. GXN miễn GPLĐ được cấp theo Mẫu số 02 ban hành kèm Nghị Định 219. Sau đó, NLĐNN có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà không cần GPLĐ.

5. Cấp lại Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động

Trường hợp GXN miễn GPLĐ còn thời hạn nhưng bị mất, hư hỏng hoặc có thay đổi thông tin quan trọng như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc, hoặc đổi tên NSDLĐ (không thay đổi mã số định danh) thì cần cấp lại GXN miễn GPLĐ. Hồ sơ đề nghị cấp lại bao gồm:

· Văn bản đề nghị cấp lại GXN miễn GPLĐ (Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị Định 219);

· Giấy tờ chứng minh sự thay đổi nội dung ghi trên GXN miễn GPLĐ;

· GXN miễn GPLĐ còn thời hạn, trừ trường hợp bị mất hoặc hư hỏng;

Thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu được chấp thuận, cơ quan có thẩm quyền cấp lại GXN miễn GPLĐ; trường hợp từ chối thì phải có văn bản nêu rõ lý do.

6. Gia hạn Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động

Khi GXN miễn GPLĐ sắp hết hạn, cần phải làm thủ tục gia hạn nhằm bảo đảm NLĐNN có thể tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam. NSDLĐ cần thực hiện thủ tục này trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày tính đến ngày GXN miễn GPLĐ hết hạn. Hồ sơ gia hạn gồm:

· Văn bản đề nghị gia hạn GXN miễn GPLĐ (Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị Định 219);

· Giấy khám sức khỏe;

· GXN miễn GPLĐ còn thời hạn đã được cấp;

· Hộ chiếu còn thời hạn;

· Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn GPLĐ và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc (văn bản của cơ quan có thẩm quyền, văn bản cử kèm thỏa thuận/điều ước quốc tế, hoặc giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật kèm xác nhận đã được tuyển dụng từ 12 tháng trở lên);

Thời gian giải quyết thủ tục là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện gia hạn GXN miễn GPLĐ cho NLĐNN; trường hợp từ chối thì phải có văn bản nêu rõ lý do.

7. Thông báo các trường hợp không phải làm thủ tục cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động

Trong một số trường hợp, NLĐNN làm việc tại Việt Nam không phải làm thủ tục xin GXN miễn GPLĐ. Các trường hợp này bao gồm: (i) vào Việt Nam dưới 03 tháng để chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp; (ii) là luật sư nước ngoài có Giấy phép hành nghề tại Việt Nam; (iii) kết hôn với người Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam; (iv) là nhà đầu tư hoặc thành viên Hội đồng quản trị có vốn góp từ 03 tỷ đồng trở lên; (v) phóng viên nước ngoài được Bộ Ngoại giao xác nhận; (vi) thân nhân của thành viên cơ quan đại diện ngoại giao; (vii) là người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại; (viii) làm việc với tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm;...

Trong những trường hợp này, NSDLĐ chỉ cần gửi thông báo cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 03 ngày làm việc trước khi NLĐNN bắt đầu công việc. Nội dung thông báo phải ghi rõ thông tin cá nhân, hộ chiếu, tên đơn vị sử dụng lao động, địa điểm và thời hạn làm việc.

Các cơ quan tiếp nhận thông báo tại Thành phố Hồ Chí Minh là: (i) Sở Nội vụ đối với doanh nghiệp ngoài khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao; (ii) Ban Quản lý các Khu chế xuất và Công nghiệp đối với doanh nghiệp trong khu chế xuất, khu công nghiệp; và (iii) Ban Quản lý Khu công nghệ cao đối với doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghệ cao.

Trong tất cả những thủ tục trên, các giấy tờ do nước ngoài cấp phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định. Bên cạnh đó, NSDLĐ có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính công ích hoặc ủy quyền cho đơn vị dịch vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của địa phương nơi NLĐNN làm việc/dự kiến làm việc. Hồ sơ sẽ được tiếp nhận và chuyển đến cơ quan có thẩm quyền theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Ngoài ra, một điểm cần lưu ý là GPLĐ và GXN miễn GPLĐ đã cấp theo các nghị định trước vẫn có giá trị đến khi hết hạn. Sau khi hết hạn, việc cấp lại hoặc gia hạn sẽ thực hiện theo Nghị Định 219.

Tóm lại, việc thực hiện đúng và đầy đủ các thủ tục liên quan đến GPLĐ và GXN miễn GPLĐ là điều kiện tiên quyết để NLĐNN được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. NSDLĐ cần nắm rõ quy định, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ thời hạn nhằm tránh những rủi ro pháp lý, đồng thời bảo đảm quyền lợi cho cả doanh nghiệp và NLĐNN trong suốt quá trình lao động.

Tác giả

Trần Khánh Trung Dũng: Trợ Lý Luật Sư, Dentons Luật Việt

Great! You’ve successfully signed up.

Welcome back! You've successfully signed in.

You've successfully subscribed to Tập San Luật sư Nội bộ.

Success! Check your email for magic link to sign-in.

Success! Your billing info has been updated.

Your billing was not updated.