Kinh phí công đoàn – làm sao để hạn chế nguy cơ xử phạt và truy thu?

Kinh phí công đoàn – làm sao để hạn chế nguy cơ xử phạt và truy thu?

Kinh phí công đoàn là một trong những nguồn tài chính quan trọng để bảo đảm hoạt động của tổ chức công đoàn, và doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, đơn vị có sử dụng lao động là đối tượng có nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã bỏ sót hoặc chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ này do chưa hiểu đầy đủ về các quy định của pháp luật về đối tượng áp dụng, căn cứ đóng và trách nhiệm đóng.

Ngày 31/03/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 105/2026/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công đoàn số 50/2024/QH15 được Quốc hội thông qua ngày 27/11/2024 (“Luật Công đoàn 2024”) về tài chính công đoàn (“Nghị định 105”). Nghị định 105 không chỉ cụ thể hóa các quy định của Luật Công đoàn 2024 liên quan đến kinh phí công đoàn mà còn làm rõ hơn phương thức và thời hạn đóng, các trường hợp chậm đóng, không đóng, cũng như cơ chế miễn, giảm và tạm dừng đóng kinh phí công đoàn. Những hướng dẫn này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao tính minh bạch và thống nhất trong áp dụng pháp luật, đồng thời đặt ra yêu cầu để các doanh nghiệp rà soát và bảo đảm tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ tài chính công đoàn của mình.

Bài viết dưới đây tổng hợp một số quy định đáng lưu ý liên quan đến nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn theo Nghị định 105 để giúp doanh nghiệp có góc nhìn đầy đủ và chủ động về nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn của mình.

1.         Đối tượng đóng kinh phí công đoàn

Các đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn bao gồm: Doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có sử dụng lao động theo quy định của pháp luật[1].Như vậy, có thể thấy đối tượng đóng kinh phí công đoàn không phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, thành phần kinh tế hoặc nguồn vốn đầu tư, cũng không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có tổ chức công đoàn cơ sở hay chưa. Nói cách khác, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), chi nhánh hoặc văn phòng đại diện có sử dụng lao động theo quy định, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có tổ chức công đoàn cơ sở hay chưa,  đều thuộc diện phải đóng kinh phí công đoàn nếu đáp ứng điều kiện về sử dụng lao động.

Theo kinh nghiệm thực tế của chúng tôi, đây là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp thường hiểu chưa đầy đủ khi cho rằng việc không thành lập công đoàn cơ sở hoặc không có người lao động là đoàn viên công đoàn sẽ không phát sinh nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn. Tuy nhiên, nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn được xác định trên cơ sở tư cách của người sử dụng lao động và việc sử dụng lao động theo quy định của pháp luật, mà không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa.

2.         Mức đóng kinh phí công đoàn và nguồn đóng

Theo Luật Công đoàn 2024, kinh phí công đoàn do người sử dụng lao động đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

Đối với doanh nghiệp, khoản kinh phí công đoàn này được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ theo quy định của pháp luật[2].

Do căn cứ tính đóng được xác định trên cơ sở quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát dữ liệu lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội để bảo đảm số tiền kinh phí công đoàn được xác định chính xác.

3.         Thời hạn và phương thức đóng kinh phí công đoàn

Điều 4 Nghị định 105 quy định rõ phương thức và thời hạn đóng kinh phí công đoàn theo nguyên tắc gắn với việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.Theo đó, đối với phần lớn doanh nghiệp, kinh phí công đoàn được đóng mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động qua tài khoản chuyên thu của Công đoàn Việt Nam, với thời hạn là chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Riêng doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả tiền lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh, Nghị định 105 cho phép áp dụng phương thức đóng kinh phí công đoàn 03 tháng một lần hoặc mỗi tháng một lần với thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng.

Việc quy định rõ thời hạn đóng giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định thời điểm phát sinh hành vi chậm đóng hoặc không đóng, từ đó làm cơ sở cho việc xử lý vi phạm.

4.         Chậm đóng phí công đoàn, không đóng phí công đoàn

Điều 6 Nghị định 105 lần đầu tiên đã đưa ra được đinh nghĩa tương đối rõ ràng về hành vi được xem là “chậm đóng”, “không đóng” kinh phí công đoàn, cụ thể là:

• Chậm đóng kinh phí công đoàn: là hành vi của doanh nghiệp chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ số tiền phải đóng kể từ sau thời hạn đóng kinh phí công đoàn (tức là sau ngày cuối cùng của tháng tiếp theo đối với doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn theo tháng).
• Không đóng kinh phí công đoàn: là hành vi của doanh nghiệp thuộc một trong các trường hợp sau: (i) Không trích, đóng kinh phí công đoàn; (ii) Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn; (iii) Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số người thuộc đối tượng phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn.

Việc xác định rõ nội hàm của các hành vi này tạo cơ sở cho các cơ quan có thẩm quyền trong quá trình thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm.

Theo quy định của Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, thì tùy hành vi vi phạm mà người sử dụng lao động:

• có thể bị phạt tiền từ 12% đến 20% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính (nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng)[3].
• chậm nhất 30 ngày kể từ ngày có quyết định xử phạt, phải nộp khoản tiền lãi của số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng, chậm đóng theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt[4].

Tuy nhiên, tới nay chưa ghi nhận quy định pháp luật hướng dẫn cụ thể về việc truy thu tiền kinh phí công đoàn từ thời điểm nào. Đối với các doanh nghiệp đã thành lập lâu năm nhưng không đóng kinh phí công đoàn thì đây có thể vừa là một nghĩa vụ tài chính khổng lồ, vừa ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp nếu thông tin về các doanh nghiệp nợ kinh phí công đoàn được công khai.

5.         Các trường hợp được miễn, giảm và tạm dừng đóng kinh phí công đoàn

Bên cạnh việc quy định nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn, Nghị định 105 cũng thiết lập cơ chế hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong việc đóng kinh phí công đoàn. Cụ thể là:

- Miễn đóng kinh phí công đoàn: được xem xét áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản[5]. Tuy nhiên, hiện chưa có quy định hướng dẫn cụ thể để doanh nghiệp được áp dụng chính sách này.

- Giảm mức đóng kinh phí công đoàn: được xem xét áp dụng khi doanh nghiệp gặp khó khăn vì lý do kinh tế hoặc bất khả kháng trong một số trường hợp cụ thể theo luật định[6].

- Tạm dừng đóng kinh phí công đoàn: được xem xét áp dụng khi doanh nghiệp gặp khó khăn do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc khủng hoảng, suy thoái kinh tế hoặc thực hiện chính sách của Nhà nước khi tái cơ cấu nền kinh tế hoặc gặp khó khăn do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa và đáp ứng một số điều kiện cụ thể về tạm dừng sản xuất, kinh doanh, không giải quyết được việc làm và bị thiệt hại tài sản theo quy định[7].

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng kinh phí công đoàn chỉ được áp dụng khi đáp ứng đầy đủ điều kiện luật định và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. Việc đơn phương ngừng đóng kinh phí công đoàn với lý do khó khăn tài chính có thể dẫn đến rủi ro bị xác định là hành vi chậm đóng hoặc không đóng.

6.         Phương thức phân bổ kinh phí công đoàn

            Như một lưu ý mở rộng, liên quan đến việc phân bổ đối với số tiền kinh phí công đoàn đã nộp, phương thức phân bổ có sự khác biệt giữa trường hợp doanh nghiệp có công đoàn cơ sở và doanh nghiệp không có công đoàn cơ sở, được quy định chi tiết tại các quyết định và hướng dẫn liên quan của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam[8].

            Bên cạnh đó, phương thức chi cũng sẽ phụ thuộc vào hướng dẫn của từng Liên đoàn lao động cấp tỉnh mà phần kinh phí công đoàn do doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở đóng[9].

Trong bối cảnh cơ quan quản lý ngày càng chú trọng đến các vấn đề tuân thủ lao động và an sinh xã hội, doanh nghiệp nên chủ động rà soát việc thực hiện nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn, bao gồm việc xác định đúng đối tượng lao động, căn cứ tính đóng, thời hạn đóng và tình trạng thực hiện nghĩa vụ trong các năm trước. Việc chủ động rà soát và khắc phục các thiếu sót, nếu có, không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ bị truy thu và xử phạt mà còn góp phần nâng cao mức độ tuân thủ pháp luật, giảm thiểu các rủi ro pháp lý và tài chính trong quá trình hoạt động và phát triển kinh doanh của chính doanh nghiệp.

[1] Luật Công đoàn 2024, Điều 29.1.(b) được sửa đổi bổ sung bởi Luật số 97/2025/QH15, Điều 2.8

[2] Nghị định 105, Điều 5.3

[3] Nghị định 12/2022/NĐ-CP, Điều 38.1 và 38.2.

[4] Nghị định 12/2022/NĐ-CP, Điều 38.3.

[5] Nghị định 105, Điều 11.

[6] Luật Công đoàn 2024, Điều 30.2 và Nghị định 105, Điều 12

[7] Luật Công đoàn 2024, Điều 30.3 và Nghị định 105, Điều 13.

[8] Quyết định 1408/QĐ-TLĐ, Điều 28.3; Quyết định 4290/QĐ-TLĐ, Điều 5; Hướng dẫn số 13/HD-TLĐ của Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam; Quyết định 1408/QĐ-TLĐ, Điều 28.4.

[9] Đối với doanh nghiệp tại Thành phố Hà Nội, doanh nghiệp có thể tham khảo Quyết định 1660b/QĐ-LĐLĐ của Liên đoàn lao động Thành phố Hà Nội ban hành ngày 05/7/2025. Đối với doanh nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh, doanh nghiệp có thể tham khảo Hướng dẫn số 03/HD-LĐLĐ của Liên đoàn lao động Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 03/3/2026.

Tác giả:
Trần Nguyệt Minh: Luật sư Cộng sự Cao cấp, Dentons Luật Việt
Trần Hà Anh: Luật sư Cộng sự, Dentons Luật Việt
Đoàn Hà Yến Nhi: Trợ lý Luật sư, Dentons Luật Việt

Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không cấu thành ý kiến tư vấn pháp lý, hay thiết lập mối quan hệ luật sư và khách hàng. Quý độc giả không nên sử dụng nội dung bài viết như sự thay thế cho tư vấn pháp lý từ luật sư. Dentons Luật Việt không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ tổn thất hay thiệt hại nào phát sinh từ việc sử dụng hoặc dựa vào nội dung bài viết này. Vui lòng liên hệ: bd.vietnam@dentons.com để được tư vấn phù hợp.